Kantoorverhuizing: zo pak je IT-apparatuur veilig in

Een kantoorverhuizing is een flinke operatie, zeker als er veel IT-apparatuur bij komt kijken. Computers, monitoren, servers en netwerkapparatuur zijn kwetsbaar en vaak duur om te vervangen. Met de juiste voorbereiding voorkom je schade en dataverlies.

In dit artikel lees je hoe je je IT-apparatuur stap voor stap veilig inpakt en vervoert. Van inventarisatie tot het opnieuw opstarten op de nieuwe locatie: met deze praktische tips zorg je dat je IT-infrastructuur de verhuizing overleeft.

Maak een inventarisatie en back-up

Voordat je ook maar iets inpakt, is het belangrijk om een compleet overzicht te maken van alle IT-apparatuur. Noteer per afdeling welke apparaten er zijn: computers, laptops, monitors, toetsenborden, muizen, printers, servers, switches, routers en bekabeling. Zet er ook bij welk apparaat aan welk netwerk hangt en welke software erop draait.

Maak daarna van alle systemen een volledige back-up. Dit geldt voor servers, maar ook voor de laptops en desktops van medewerkers. Bewaar de back-ups op een externe schijf of in de cloud, en test of je ze kunt herstellen. Zo voorkom je dat je tijdens de verhuizing gegevens verliest. Vergeet niet om ook de wachtwoorden en sleutels van beheerdersaccounts op een veilige plek te bewaren.

Kies het juiste verpakkingsmateriaal

Niet al het verpakkingsmateriaal is geschikt voor IT-apparatuur. Gebruik in ieder geval antistatisch verpakkingsmateriaal voor gevoelige onderdelen zoals printplaten en harde schijven. Gewone noppenfolie kan statische elektriciteit opwekken, wat schade kan veroorzaken. Voor laptops en tablets kun je speciale beschermhoezen gebruiken.

Zorg voor stevige verhuisdozen in verschillende formaten. Voor servers en grote printers kun je het beste speciale kisten of stevige kratten gebruiken, eventueel met schuimrubber aan de binnenkant. Zorg dat er voldoende vulmateriaal is, zoals opgevouwen karton of bubbeltjesplastic, om te voorkomen dat apparaten gaan schuiven tijdens het vervoer.

Pak apparaten op de juiste manier in

Het verpakken van IT-apparatuur vraagt om een nauwkeurige aanpak. Begin met het loskoppelen van alle kabels. Label elke kabel met een sticker of een stukje tape, zodat je later weet welke kabel bij welk apparaat hoort. Wikkel kabels voorzichtig op en leg ze apart in een doos, zodat ze niet in de knoop raken.

Haal alle externe apparaten los, zoals monitors, toetsenborden en muizen. Zet monitoren in hun originele doos als je die nog hebt, of wikkel ze in antistatisch plastic en leg ze rechtop in een doos. Zorg dat het scherm niet tegen de wanden van de doos aankomt. Laptops kunnen het beste in een beschermhoes en daarna in een doos met voldoende opvulling.

Transporteer met zorg en verzeker je apparatuur

Het vervoeren van IT-apparatuur vraagt om een voertuig dat schokken en trillingen opvangt. Een bestelwagen met luchtvering is ideaal. Zet de dozen stevig vast, zodat ze niet kunnen verschuiven tijdens het rijden. Plaats zware apparatuur onderin en lichtere dozen erbovenop.

Verzekering is ook belangrijk. Controleer of je bedrijfsverzekering schade aan IT-apparatuur tijdens een verhuizing dekt. Zo niet, overweeg dan een aparte verhuisverzekering. Vraag bij je verhuisbedrijf naar de mogelijkheden en wat er precies gedekt wordt. Het is beter om vooraf duidelijk te hebben wat wel en niet verzekerd is, dan achteraf voor verrassingen te staan.

Veelgestelde vragen

Conclusie

Het veilig verhuizen van IT-apparatuur vereist een goede voorbereiding en het juiste materiaal. Door te starten met een inventarisatie, back-ups te maken en alles zorgvuldig in te pakken, voorkom je schade en dataverlies. Vergeet niet om je apparatuur te verzekeren en kies voor een betrouwbaar transport. Met deze aanpak zorg je ervoor dat je IT-infrastructuur de verhuizing soepel doorstaat.

VerhuisScout is een onafhankelijke gids en verkoopt zelf niets. Prijzen zijn indicaties.