Werkplekken verhuizen: zo pak je het aan

Een kantoorverhuizing is meer dan dozen en meubels tillen. Vooral werkplekken vragen om extra aandacht: bureaus, stoelen, computers, kabels en persoonlijke spullen moeten straks weer naadloos functioneren. Met een goede voorbereiding zorg je dat je medewerkers snel en prettig kunnen werken op de nieuwe locatie.

In dit artikel lees je hoe je de verhuizing van kantoorinventaris aanpakt, waar je op moet letten bij bureaus en stoelen, en hoe je de IT soepel laat verlopen. Zo wordt de overgang naar de nieuwe werkplek een stuk minder chaotisch.

Plan de verhuizing van kantoorinventaris op tijd

Begin minstens drie maanden van tevoren met het in kaart brengen van alle inventaris. Loop elk bureau, elke stoel en elk IT-apparaat na en bepaal wat er meegaat, wat er weg kan en wat er vernieuwd moet worden. Maak een duidelijke plattegrond van de nieuwe ruimte en geef aan waar welke werkplek komt. Zo weet je precies hoeveel meubels en apparaten er verhuisd moeten worden en voorkom je dat er achteraf dingen ontbreken of niet passen.

Stel een verhuisplanning op met duidelijke deadlines. Denk aan het regelen van een gespecialiseerd verhuisbedrijf, het afsluiten van verzekeringen en het informeren van medewerkers over wat er van hen wordt verwacht. Vergeet ook niet om afspraken te maken met de IT-afdeling of een externe partij voor het loskoppelen, transport en opnieuw aansluiten van alle apparatuur.

Bureaus en stoelen: demonteren, beschermen en opbouwen

Bureaus en stoelen zijn vaak groot en kwetsbaar. Demonteer waar mogelijk: verwijder bureaubladen van onderstellen, haal armleuningen en wieltjes van stoelen. Bewaar alle schroefjes en kleine onderdelen per werkplek in aparte zakjes, voorzien van een label. Zo voorkom je dat je na de verhuizing met een puzzel zit en weet je straks precies wat waar hoort.

Bescherm meubels tijdens het transport met dekens of folie. Kies voor een verhuisbedrijf dat ervaring heeft met kantoorinventaris; zij weten hoe ze met zware en kwetsbare objecten om moeten gaan. Bij het opbouwen in de nieuwe ruimte is het handig om eerst de grote meubels op hun plek te zetten en daarna pas de IT-apparatuur aan te sluiten. Controleer of alle bureaus en stoelen stabiel staan en of de hoogte goed is afgesteld voor de gebruiker.

IT-apparatuur: back-ups, labels en netwerk

IT is het hart van de werkplek. Maak voor de verhuizing een volledige back-up van alle belangrijke bestanden en controleer of deze back-up ook echt werkt. Noteer welke apparatuur aanwezig is, van laptops tot monitoren, en voorzie alles van duidelijke labels met de naam van de gebruiker en de nieuwe locatie. Zo weet je straks welke computer naar welke werkplek moet.

Zorg dat het netwerk in de nieuwe ruimte goed is voorbereid: denk aan voldoende internetpunten, wifi-dekking en stroomvoorziening. Laat een specialist het netwerk opzetten en testen vóórdat de medewerkers arriveren. Ook de telefooncentrale en printers moeten opnieuw worden ingesteld. Houd rekening met een overgangsperiode waarin niet alles direct werkt; communiceer dit duidelijk naar je medewerkers.

In het kort

Maak een inventarislijst van alle werkplekken en bepaal wat er mee gaat.
Plan de verhuizing op een rustig moment, bijvoorbeeld in het weekend of op een feestdag.
Demonteer bureaus en stoelen en label alle onderdelen per werkplek.
Maak vooraf een back-up van alle data en test of de back-up werkt.
Zorg voor een actuele plattegrond van de nieuwe kantoorruimte.
Schakel een verhuisbedrijf in dat ervaring heeft met kantoorinventaris.
Test het netwerk en alle apparatuur op de nieuwe locatie voordat medewerkers starten.

Veelgestelde vragen

Hoe verhuis ik een bureaustoel?

Verwijder de wieltjes en eventueel de armleuningen, wikkel de stoel in folie of een verhuisdeken en zet hem op een stevige plek in de verhuiswagen. Bewaar de losse onderdelen in een zakje bij de stoel.

Moet ik mijn computer zelf loskoppelen?

Het is slim om de IT-apparatuur door een specialist te laten los- en aankoppelen, zeker als er veel kabels en netwerkapparatuur bij komt kijken. Zo voorkom je schade en weet je zeker dat alles weer werkt.

Hoe lang duurt een kantoorverhuizing?

Dat hangt af van de omvang van je bedrijf. Gemiddeld duurt het één tot twee dagen voor het inpakken en verhuizen, en nog eens één tot twee dagen voor het opbouwen en aansluiten van alles. Plan dus minimaal een lang weekend in.

Wat kost het verhuizen van kantoorinventaris?

De kosten zijn afhankelijk van het aantal werkplekken, de hoeveelheid apparatuur en de afstand. Vaak betaal je tussen de 500 en 2000 euro voor een kleine kantoorverhuizing, maar vraag altijd meerdere offertes aan.

Conclusie

Een goede voorbereiding is het halve werk bij een kantoorverhuizing. Door op tijd te plannen, meubels goed te beschermen en IT zorgvuldig te regelen, zorg je dat je medewerkers snel en prettig kunnen werken op de nieuwe locatie. Vergeet niet om offertes te vergelijken en kies een verhuisbedrijf dat ervaring heeft met kantoorinventaris. Zo wordt de verhuizing een geoliede machine en kun je snel weer vooruit.

Verhuisbedrijf inschakelen?

Vergelijk rustig en vraag vrijblijvend offertes aan via VerhuisScout.

Vergelijk verhuisbedrijven →

Verder lezen over kosten en prijzen

Kantoorverhuizing: zelf doen of uitbesteden? · Beste verhuisbedrijf voor bedrijven: waar let je op? · Kosten van een bedrijfsverhuizing: zo begroot je · Kantoorverhuizing: vaste prijs of offerte op maat? · Verhuisbedrijf met eigen personeel of uitzendkrachten? · IT-verhuizing: hoe verhuis je servers en apparatuur? — meer over verhuisbedrijf voor bedrijven

VerhuisScout is een onafhankelijke gids en verkoopt zelf niets. Prijzen zijn indicaties.

Verder lezen

Werkplekken verhuizen: bureaus, stoelen en IT goed geregeld