Kantoorverhuizing in het weekend: goed voor je bedrijf of niet?

Een kantoorverhuizing plannen is een hele klus. Een van de eerste vragen die opkomt: verhuis ik in het weekend of doordeweeks? Voor veel bedrijven lijkt het weekend aantrekkelijk: de werkzaamheden kunnen gewoon doorgaan en de overlast voor klanten en collega's blijft beperkt. Maar is dat ook echt zo? In dit artikel zetten we de voor- en nadelen van een weekendverhuizing voor je op een rij, zodat je een weloverwogen keuze kunt maken.

We kijken niet alleen naar de impact op je bedrijfsvoering, maar ook naar de kosten. Verhuisbedrijven hanteren namelijk verschillende tarieven voor doordeweeks en in het weekend. Door beide opties te vergelijken, ontdek je wat het beste past bij jouw situatie en budget.

Voordelen van een kantoorverhuizing in het weekend

Het grootste voordeel van een weekendverhuizing is dat je bedrijf gewoon open kan blijven. Klanten merken niets van de verhuizing en medewerkers kunnen ongestoord doorwerken. Vooral voor bedrijven met een directe klantcontactfunctie, zoals een winkel of een servicebalie, is dit ideaal. Ook voorkom je dat je omzet verliest doordat je een dag moet sluiten.

Daarnaast is er in het weekend vaak minder verkeer op de weg. Dat betekent dat de verhuistruck sneller op de bestemming is en dat het laden en lossen gemakkelijker gaat. Ook zijn er vaak minder mensen op kantoor, waardoor verhuizers meer ruimte hebben om te werken. Een rustige omgeving zorgt voor minder stress en een efficiëntere verhuizing.

Tot slot kun je in het weekend gebruikmaken van de volledige beschikbaarheid van je eigen personeel. Doordeweeks moet je vaak rekening houden met medewerkers die voor klanten moeten zorgen of andere taken hebben. In het weekend is er meer flexibiliteit om toezicht te houden en vragen te beantwoorden.

Nadelen van een kantoorverhuizing in het weekend

Het grootste nadeel is dat verhuisbedrijven in het weekend vaak hogere tarieven rekenen. Veel verhuizers hanteren een toeslag voor weekendwerk, omdat zij hun personeel dan doordeweeks moeten inplannen of overwerken moeten betalen. Deze toeslag kan oplopen tot 20 tot 30 procent bovenop het normale uurtarief. Gemiddeld betaal je voor een kantoorverhuizing tussen de 50 en 75 euro per uur per verhuizer, exclusief zaal- of wagenhuur. In het weekend kan dit dus snel 10 tot 20 euro per uur meer zijn.

Daarnaast kan het lastig zijn om een verhuisbedrijf te vinden dat in het weekend beschikbaar is. Veel bedrijven hebben in het weekend maar beperkte capaciteit of zijn al maanden van tevoren volgeboekt. Je moet dus vroeg boeken, anders is er geen plek. Dat beperkt je flexibiliteit en kan stress opleveren als je pas laat weet wanneer je moet verhuizen.

Verder moeten je medewerkers mogelijk in het weekend werken, of je moet zelf aanwezig zijn om toezicht te houden. Dit kan leiden tot extra loonkosten of een verminderde werk-privébalans. Sommige medewerkers zien een weekendverhuizing niet zitten, zeker als ze normaal gesproken vrij zijn. Het is daarom belangrijk om dit goed te communiceren en eventueel compensatie te bieden.

Wat kost een kantoorverhuizing in het weekend?

De kosten van een kantoorverhuizing hangen af van verschillende factoren: het aantal verhuizers, de grootte van je kantoor, de hoeveelheid meubilair en apparatuur, de afstand tussen de locaties, en of er extra diensten nodig zijn zoals in- en uitpakken of het afvoeren van oude spullen. Gemiddeld betaal je voor een kleine kantoorverhuizing (tot 50 m²) tussen de 500 en 1000 euro. Voor een middelgroot kantoor (50-200 m²) ligt dat vaak tussen de 1000 en 2500 euro. Een grote verhuizing (meer dan 200 m²) kan al snel 2500 tot 5000 euro kosten.

In het weekend komt daar dus een toeslag bovenop. Deze toeslag varieert per bedrijf, maar ligt meestal tussen de 15 en 30 procent. Soms is er een vast bedrag per verhuizer, bijvoorbeeld 15 euro per uur extra. Het is verstandig om bij meerdere verhuisbedrijven een offerte aan te vragen en duidelijk te vragen naar de weekendtoeslag. Zo kun je precies zien wat de meerprijs is ten opzichte van een verhuizing doordeweeks.

Vergeet ook niet dat je mogelijk andere kosten hebt, zoals het inhuren van een zaal of het huren van verhuisdozen. Vraag een totaalprijs, zodat je niet voor verrassingen komt te staan. Sommige bedrijven bieden korting voor verhuizingen buiten kantooruren, maar dat is eerder uitzondering dan regel.

Invloed op bedrijfscontinuïteit

Bedrijfscontinuïteit gaat over de mate waarin je bedrijf zonder onderbrekingen kan blijven functioneren. Een weekendverhuizing scoort hier doorgaans goed, omdat je geen productieve uren verliest. Klanten ervaren geen hinder en je draait geen omzet mis. Dat is vooral belangrijk voor bedrijven die op afspraak werken of afhankelijk zijn van dagelijkse omzet, zoals winkels of horeca.

Toch zijn er ook risico's. Als de verhuizing uitloopt of er onverwachte problemen ontstaan, sta je maandagochtend mogelijk voor een half ingericht kantoor. Daarom is het verstandig om een buffer in te plannen: reserveer een extra dag voor het geval er iets misgaat. Je kunt ook overwegen om de verhuizing op vrijdag te laten beginnen en in het weekend af te ronden, zodat je maandag meteen operationeel bent.

Een ander aspect is de IT-infrastructuur. Het verhuizen van servers en netwerkapparatuur vereist zorgvuldigheid en vaak specialisten. Als dit in het weekend gebeurt, kun je niet testen of alles werkt voordat het bedrijf weer opengaat. Regel daarom dat de IT op maandagochtend vroeg ter plaatse is om alles te controleren, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.

Veelgestelde vragen

Conclusie

Een kantoorverhuizing in het weekend biedt duidelijke voordelen voor je bedrijfscontinuïteit, maar je betaalt er vaak een meerprijs voor. Weeg de kosten van de weekendtoeslag af tegen de omzet die je doordeweeks misloopt. Voor veel bedrijven is het weekend een slimme keuze, vooral als je klanten gewoon wilt blijven bedienen. Zorg wel voor een goede planning, duidelijke afspraken met het verhuisbedrijf en betrek je medewerkers op tijd. Vraag offertes aan en vergelijk, zodat je een weloverwogen beslissing neemt die past bij je budget en wensen.

VerhuisScout is een onafhankelijke gids en verkoopt zelf niets. Prijzen zijn indicaties.