Hoeveel verhuisdozen heb je nodig voor een kantoorverhuizing?

Een kantoor verhuizen is een flinke klus. Naast het regelen van een verhuisbedrijf en het plannen van de logistiek, moet je ook nadenken over verpakkingsmateriaal. Een van de eerste vragen die opkomt: hoeveel verhuisdozen heb ik nodig? Het antwoord hangt af van het aantal medewerkers, de hoeveelheid inventaris en de manier waarop je spullen inpakt.

In dit artikel geven we je een praktische richtlijn om het aantal verhuisdozen te berekenen. We kijken naar verschillende soorten kantoren en geven je handige tips om het verhuizen zo soepel mogelijk te laten verlopen. Zo kom je niet voor verrassingen te staan en weet je precies waar je aan toe bent.

Bereken het aantal dozen op basis van personeel

Bij een kantoorverhuizing is het aantal medewerkers een logische start voor je dozenberekening. Elke werkplek bevat doorgaans administratie, ordners, kantoorbenodigdheden en persoonlijke spullen. Reken per persoon op een basisvoorraad verhuisdozen, maar schat hoger voor wie veel papierwerk of gespecialiseerde mappen heeft. Een medewerker die vrijwel digitaal werkt, heeft minder nodig dan iemand met een uitgebreid archief op de kamer.

Je kunt het aantal dozen per persoon ook afstemmen op de functie. Accountants en juridisch medewerkers hebben vaak meer ordners dan collega’s in de buitendienst. Loop daarom van bureau naar bureau en kijk hoeveel lades en kasten er gevuld zijn. Zo voorkom je dat je te veel dozen bestelt, maar ook dat je op de verhuisdag tekortkomt. Een goede richtlijn is om per werkplek minimaal een paar stevige dozen te rekenen, plus een extra doos voor losse spullen zoals beeldschermen, toetsenborden en persoonlijke accessoires.

Inventaris en gedeelde ruimtes

Naast de werkplekken spelen gedeelde ruimtes een grote rol bij de totale hoeveelheid verhuisdozen. Denk aan de keuken met servies, kopjes en kleine apparaten, maar ook aan vergaderruimtes met notulistenmateriaal, presentatiematerialen en eventuele archiefkasten. Maak voor elke gemeenschappelijke ruimte een inventarislijst voordat je dozen gaat tellen. Zo krijg je een compleet beeld van wat er moet worden ingepakt, van het magazijn tot de centrale printerhoek.

Een vergeten groep is vaak de technische ruimte of het serverhok. Kabels, randapparatuur en reservesupplies hebben eigen verpakking nodig, net als schoonmaakmiddelen en papiervoorraden. Verdeel de inventaris in categorieën: kantoorartikelen, keuken, elektra en overige. Per categorie kun je het aantal dozen schatten, maar houd altijd wat reserve voor spullen die je tijdens het opruimen nog tegenkomt. Zo voorkom je dat de laatste lades en kasten op het laatste moment onverpakt blijven.

Praktische tips voor het inpakken

Bij het inpakken is een duidelijke werkwijze essentieel om schade en chaos te voorkomen. Geef elke doos een label met de inhoud, de ruimte waar hij naartoe moet en de persoon of afdeling waarvoor hij bestemd is. Maak daarbij gebruik van kleurcodes per verdieping of team, maar schrijf ook altijd de inhoud op de zijkant. Zo kun je dozen stapelen zonder dat je het opschrift uit het oog verliest.

Houd bovendien rekening met het gewicht per doos. Boeken, ordners en archiefmateriaal worden snel zwaar; vul die dozen slechts tot de helft en gebruik kleinere verpakkingen voor zware spullen. Breekbare items zoals glazen en presentatiematerialen wikkel je in papier of kleding. Verpak tot slot een setje overlevingsdozen met dagelijkse benodigdheden zoals koffie, schoonmaakspullen en gereedschap, zodat je de eerste dag op de nieuwe locatie niet alles hoeft te zoeken.

Veelgestelde vragen

Conclusie

Het exacte aantal verhuisdozen voor een kantoorverhuizing hangt af van verschillende factoren, zoals het aantal medewerkers, de hoeveelheid documenten en de gedeelde ruimtes. Met de richtlijnen in dit artikel kun je een goede inschatting maken. Begin op tijd met opruimen en bestel liever iets te veel dozen dan te weinig. Zo zorg je voor een soepele en georganiseerde verhuizing, zonder stress op de laatste dag.

VerhuisScout is een onafhankelijke gids en verkoopt zelf niets. Prijzen zijn indicaties.