Verhuizen van kantoor: zo bespaar je op de kosten

Een kantoorverhuizing is vaak duurder dan je denkt. Naast de verhuizers zelf heb je te maken met uitval van werkuren, verpakkingsmateriaal, eventuele opslag en onvoorziene zaken. Gelukkig zijn er manieren om flink te besparen zonder in te leveren op kwaliteit of veiligheid.

In dit artikel delen we concrete tips om de kosten van je bedrijfsverhuizing te verlagen. Van het kiezen van het juiste moment tot het zelf demonteren van meubels: je leest het hier. Zo houd je meer budget over voor andere zaken die er echt toe doen.

Plan je verhuizing buiten het hoogseizoen

Verhuisbedrijven hanteren piekperiodes, meestal in de zomermaanden en rond de jaarwisseling. In deze periodes is de vraag groot en liggen de tarieven vaak 20 tot 30 procent hoger. Door te verhuizen in het voor- of najaar, of zelfs in de winter (mits het niet te glad is), kun je aanzienlijk besparen. Vraag offertes op voor verschillende periodes en vergelijk.

Daarnaast is het verstandig om niet op vrijdag of in het weekend te verhuizen. Veel bedrijven rekenen dan een toeslag. Kies bij voorkeur voor een doordeweekse dag, bijvoorbeeld dinsdag of woensdag. Zo profiteer je van de laagste tarieven en is de kans groter dat het verhuisbedrijf flexibel is met de planning.

Doe het voorbereidende werk zelf

Een groot deel van de verhuiskosten zit in de tijd die verhuizers kwijt zijn aan inpakken, demonteren en beschermen van meubels. Door zelf zoveel mogelijk voorwerk te doen, verlaag je het aantal uren dat het verhuisbedrijf nodig heeft. Demonteer bijvoorbeeld zelf bureaus, vergaderstoelen en kasten. Zorg dat alle schroefjes en kleine onderdelen in gelabelde zakjes zitten, zodat de verhuizers ze direct kunnen inladen.

Ook het inpakken van spullen kun je zelf doen. Schaf tweedehands verhuisdozen aan of vraag ze na bij andere bedrijven. Vergeet niet om kwetsbare apparatuur zoals computers en printers goed te beschermen. Als je dit zelf doet, bespaar je niet alleen op materiaalkosten, maar ook op de tijd van de verhuizers. Houd er wel rekening mee dat sommige verhuisbedrijven een lagere aansprakelijkheid hanteren voor zelf ingepakte spullen. Weeg dit af.

Vergelijk offertes en onderhandel

Het loont altijd om meerdere verhuisbedrijven te vergelijken. Vraag minimaal drie offertes aan en let niet alleen op de prijs, maar ook op wat er precies inbegrepen is. Sommige bedrijven rekenen extra voor traplopen, parkeervergunningen of het gebruik van een lift. Vraag daarom altijd om een gespecificeerde offerte, zodat je weet waar je aan toe bent.

Wees niet bang om te onderhandelen. Geef aan dat je meerdere offertes hebt en vraag of ze iets aan de prijs kunnen doen. Soms is er ruimte voor korting, vooral als je buiten het hoogseizoen verhuist of een combinatie van diensten afneemt. Ook kun je vragen of ze een vaste prijs kunnen bieden in plaats van een uurtarief, zodat je geen verrassingen achteraf hebt.

Verkoop of doneer overbodige spullen

Tijdens een verhuizing kom je erachter hoeveel spullen je eigenlijk niet meer gebruikt. Oude meubels, ongebruikte printers, stapels papier: het kost allemaal ruimte in de verhuiswagen en dus geld. Door vooraf op te ruimen, verklein je het volume en bespaar je op transport- en opslagkosten.

Verkoop bruikbare spullen via online marktplaatsen of vraag of andere bedrijven in je netwerk ze willen overnemen. Wat overblijft, kun je doneren aan een goed doel of naar een kringloopwinkel brengen. Zo draag je bij aan een duurzamere verhuizing en houd je tegelijkertijd je kosten laag.

Veelgestelde vragen

Conclusie

Een kantoorverhuizing hoeft geen fortuin te kosten. Door slim te plannen, zelf voorbereidend werk te doen en offertes goed te vergelijken, kun je flink besparen. Vergeet niet om op te ruimen vooraf en te onderhandelen over de prijs. Met deze tips houd je meer budget over voor de inrichting van je nieuwe kantoor of andere prioriteiten.

VerhuisScout is een onafhankelijke gids en verkoopt zelf niets. Prijzen zijn indicaties.